福建师范大学学生档案管理暂行规定
发布时间:2017-03-30 浏览次数: 923

福建师范大学学生档案管理暂行规定

  

第一章总则

第一条为促进我校学生档案管理科学化和规范化,保证档案管理的严肃性、连续性和完整性,提高管理水平,确保学生档案的安全,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《福建师范大学档案管理办法(修订)》和相关文件精神,结合我校实际,特制定本规定。

第二条学生档案是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的,接受普通高等学校教育的本科学生和研究生在各个阶段学习、工作、活动中形成的,记录和反映其个人经历、学习和工作表现的,以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条学生档案管理工作实行统一领导、分级管理原则。由学校统一领导,各学院具体负责管理本单位的学生档案,同时接受学校有关职能部门的监督和指导。

  

第二章档案管理

第四条学院负责本单位学生档案的接收、审核、建档、归档、保管、查阅、利用、转递等相关事宜。

第五条各学院应建设专门的档案集中存放地点(所有档案进带锁铁皮柜),建立并严格执行安全和保密制度,加强防火、防盗、防潮、防虫等工作,并对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。

第六条各学院应指派责任心强、工作认真、经验丰富、有保密意识的人员负责档案管理工作。学生档案管理人员如发生工作变动,应及时办理学生档案交接手续,并向相关职能部门报备。学院要加强档案管理人员的培训和指导工作。

第七条学生档案管理单位的职责如下:

(一)贯彻执行上级主管部门和学校有关档案管理规定;

(二)负责收集、整理、保管学生档案材料;

(三)办理学生档案的查阅、借阅和转递手续;

(四)负责学生档案因特殊原因的移交、保管等;

(五)负责学生档案内容的保密工作;

(六)负责其他有关学生档案事项。

  

第三章档案接收

第八条学生的档案材料,由各学院学生档案管理人员负责收集、整理、保管,档案管理人员须及时处理档案审查中发现的问题,档案材料有问题的、缺失的,要及时通知学生回原档案管理单位办理材料补办手续。

(一)新入校本科生档案:一般由学生本人从生源地招生部门领取后直接交给学院,或由生源地招生部门转递至学院或学校招生办公室。直接转递至招生办公室的学生档案,由招生办公室负责移交相关学院。

(二)新入校研究生档案:在录取期间,由学院向拟录取考生档案所在单位发出《调档函》,要求其在规定时间内按学生档案指定寄送方式将考生档案转递至学院,原则上不接收个人携带的档案。应特别注意档案所在单位与报考信息不符等异常情况。因特殊情况考生本人已将档案带至学校的,学院审查无误,并取得考生本人书面承诺说明后,可予以接收。

(三)档案袋破损、已被拆封或密封信息与调档信息不一致的,学院可不予接收,但应做好相关记录,及时通知考生,并将档案按原转递渠道转递回原管理单位审查、密封后,按照指定方式转递至学院。

第九条新生入学三个月内,学院应对本单位学生档案进行复查,逐份审查档案信息、确认档案材料是否齐全,并根据审核情况按类别核查入学资格,同时考察其思想政治素质、道德品质情况。核查工作应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、检查无误方可归档。

第十条学生就读期间产生或转来的各类档案材料归档前,学院须仔细审核甄别归档材料,避免错装、漏装、混装或与实际不符。若应归档的材料不符合要求或有错漏,应及时通知相关部门履行更正、补送或补办手续,相关手续自行备案。

  

第四章档案归档

十一学生档案立卷归档材料主要有以下范围:

(一)高中阶段材料:党团材料、高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表等、高考体检表等。

(二)本专科期间档案材料:学生成绩单、学籍变动材料、体检材料、奖惩材料、体质测试卡、党团材料、毕业生基本情况表、毕业生登记表、学位材料等。

(三)研究生阶段档案:录取登记表、奖惩材料、党团材料、学年鉴定表、学籍卡片、成绩单、毕业研究生登记表、学位申请书、博士专家推荐信等。

(四)工作单位档案:干部履历表、录用证明、工作鉴定、年度考核表、工资待遇材料、职称评聘材料等。

第十二条学生档案材料立卷归档要求:

(一)学生档案材料立卷归档工作应遵循真实、全面、及时的原则,归档中要做到材料完整、文字清楚、内容真实、手续完备、对象明确。

(二)归档材料一般应为原件。个人撰写材料应有形成的时间和本人签字并经单位审核,业务材料应有形成的时间、负责人审批意见、单位盖章等。证书、证件等特殊情况需要复印件存档的,必须注明复印时间,并加盖材料制作单位的公章。

(三)学生档案材料一律使用A4纸型(297*210mm),材料左边应留有25mm的装订边。档案材料正式形成一个月内,原则上应按要求归入本人档案内,并做好归档登记。

(四)归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔以及复写纸书写。

(五)凡属已归档的材料,任何人不得擅自涂改和剔除。

  

第五章档案查阅与利用

第十三条涉及到学生入党、政治审查、组织处理、复查,以及用人单位因工作业务需要,需了解学生档案有关情况时,可提供查阅。

第十四条因工作需要查阅档案时,须遵循下列规定:

(一)各学院应建立查阅登记制度。查阅学生档案时,不得查阅本人及其亲属的档案材料,查阅者不得翻阅与查阅内容无关的档案材料。

(二)查阅学生档案时,档案管理人员应在场;查阅完毕,应及时清点并记录,如有丢失由管理人员负责。查阅者如发现档案存在问题,应及时向档案管理人员说明,不得擅自进行处理。

(三)查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损、增添档案材料,查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容。档案只能在档案存放室内查阅,无特殊原因,不得带出档案存放室。

(四)查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄、拍照、摄像、复印档案材料,确因需要从档案中取证的,必须经学生所在学院分管学生工作的领导批准后,才能复制。

(五)外单位因工作需要需查阅学生档案的,须持查阅单位的介绍信并经所在学院分管学生工作的领导同意,办理档案查阅登记手续后方可查看。

(六)学生档案原则上不予外借。

  

第六章档案转递

第十五条毕业、结业、肄业生档案的转递由各学院根据学校相关部门当年发布的毕业生档案寄送通知的要求办理。

第十六条除正常毕业外,学生档案的转出必须要有调档证明,经核实无误后方可转递;学生发生学籍变动的,其所在学院应及时将学生档案转递给新的学生档案材料管理单位。

(一)新生放弃或被取消入学资格的,其档案转回生源地档案管理部门;

(二)在校学生转专业的,一个月内学生档案必须由学生原所在学院转递给新学院,并办理登记手续;

(三)转学的学生,其档案按新院校或新单位地址转递;

(四)开除学籍、退学、死亡的学生,其档案从办理学籍变动起,转回其生源地档案管理部门;

(五)学生存在其他情形的,学生档案经学生所在学院分管领导同意,报学校学生工作部门审批后,各学院方可根据具体情况进行处理,并办理登记手续。

第十七条转递学生档案时应遵守如下规定:

(一)转递的学生档案必须完整、齐全,经学校严格密封后按照学生档案指定寄送方式或遵照有关规定转递,学生档案原则上不得由本人自带;

(二)转递学生档案时必须详细登记,随附“学生档案转递单”,并做好回执确认工作;

(三)任何单位或个人无权截留或扣发学生档案,严禁私自扣留档案材料或分批转出;

(四)对因为各种原因退回或滞留的学生档案,在检查密封完整的基础上由学生所在学院办理登记手续,及时通知学生办理档案的转递手续。

  

第七章责任追究

第十八条因档案管理设施或人员配备不到位,造成管理不力出现档案问题的,将按有关规定追究学院及相关领导责任。

第十九条 有下列行为之一的,学校将按照相关规定对相关责任人员进行处理;涉嫌犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

(一)不按规定归档、拒绝归档或将档案材料据为己有的;

(二)擅自出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的;

(三)玩忽职守,造成档案损毁、丢失或者擅自销毁档案的;

(四)涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的;

(五)擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

  

第八章附则

第二十条本规定由学生工作部(处)、研究生工作部负责解释。

第二十一条本规定自发布之日起执行。原《关于进一步加强在校期间大学生档案管理的若干规定(修订)》(师大学工〔201125号)文件同时废止。